GIZ Office Support Staff in the "Technical Education and Labour Market Development Cluster" (TELM)

  • El-Zamalek, Cairo Full Time

Job Description

The ,,Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH“

German Development Cooperation

 

 

Technical Education and Labour Market Development (TELM Cluster)

Project No. 19.2000.8.001-00

 

 

Job Vacancy Announcement for the position of Office Support Staff

 

Starting date:                     1st September 2021

Duration of Contract:        12 months, subject to renewal based on performance

 

About GIZ

The Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH is a global service provider in the field of international cooperation for sustainable development and international education work, with 22,199 employees, almost 70 per cent of whom are national staff. GIZ has over 50 years of experience in a wide variety of areas, including economic development and employment, energy and the environment, and peace and security.

Our business volume is around 3.1 billion euros. As a public-benefit federal enterprise, GIZ supports the German Government – in particular the Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ) – and many public and private sector clients in around 120 countries in achieving their objectives in international cooperation. With this aim, GIZ works together with its partners to develop effective solutions that offer people better prospects and sustainably improve their living conditions.

 

About GIZ Egypt

Operating in Egypt since 1956, GIZ provides technical expertise, develops capacities and delivers effective solutions in close partnership with local governmental and non-governmental organisations.

GIZ Egypt currently employs around 320 national and 35 international experts. GIZ supports Egypt in its efforts to achieve the “Sustainable Development Strategy: Egypt Vision 2030” in order to create better social and economic prospects for the Egyptian people. On behalf of the German Government, the European Union and other parties, GIZ implements projects in all parts of Egypt in the areas of Renewable Energy and Energy Efficiency; Water Supply and Sanitation, Irrigation and Waste Management; Sustainable Economic Development for Employment; Governance and Urban Development.

For more information, please visit http://www.giz.de/egypt

 

About the TELM Cluster

The Cluster “Technical Education and Labour Market Development” of the bilateral Egyptian-German development cooperation incorporates projects from the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH in the fields of TVET and labour market with the aim of consolidating and increasing the effectiveness of the German TC contribution to the field of employment promotion in Egypt.

 

 

 

 

Salary band 1 –
Support 1X

Office Support Staff

Reports to:

Senior Administrative Professional

Deputy:

--

 

A. Responsibilities

The Office Support Staff is responsible for

  • keeping the office premises clean and tidy
  • running errands and carrying out other tasks needed to run the office smoothly
  • reporting of any damages and security threats to the premises or goods

 

The Office Support Staff performs the following tasks:

B. Tasks

1. Office services

The Office Support Staff

  • cleans the office premises, rooms, furniture, carpets, and windows
  • checks and refills supplies in all areas, including office supplies and articles in the washrooms and WCs
  • sets up and prepares the conference rooms as instructed
  • supplies the offices with hot and cold beverages and other catering services
  • provides services at meetings, e.g., serves coffee and tea for workshop participants and guests
  • reports if stocks, e.g., of beverages are close to be out of stock, and need to be refilled
  • removes trash and supports source segregated recycling, energy saving and similar environmental measures, which are promoted by GIZ

 

2. Supports office communications and administration

The Office Support Staff

  • supports office or project logistics, e.g., hands letters to courier services or post office
  • makes photocopies and scans documents as needed
  • checks office supplies and restocks particular office materials, e.g., ensuring that printers and photocopiers, and fax machines are operational by filling them with paper, toner cartridges etc.
  • carries out minor repairs as required to keep office equipment operational (e.g., removes a paper jam)

 

3. General tasks

The Office Support Staff

  • runs errands, e.g., buys snacks and drinks when required and/or sets them up nicely for meetings, with focus on healthy food storage conditions
  • reports damage to office areas and equipment, and monitors maintenance and repair

 

4. Other duties

The Office Support Staff

  • performs other duties and tasks at the request of the management

 

C. Required qualifications, competences and experience

Qualifications

  • High school education or equivalent technical diploma.

 

Professional experience

  • At least 1-3 years’ work experience in a comparable position with references.

 

Other knowledge, additional competences

  • Fluency of Arabic Language and basic knowledge of English language for daily communication with guests.
  • Sensitivity in handling and disposing of documents which may be important.
  • Reliability and good organisational skills, appropriate appearance and clothing.

 

D. Submission of Application

  • Kindly send your applications in English by e-mail to HR-Egypt@giz.de by maximum Wednesday, the 11th of August 2021.
  • The application must include a motivation letter and an updated CV in English language, indicating the earliest date of availability and contact details (mobile/phone no. and e-mail address).
  • Only applications mentioning the subject title Office Support Staff – TELM - your name will be considered.
  • The position can be filled by the 1st of September 2021.
  • The contract is for 12 months, but extendable, based on a successful employment period.
  • The work location will be in Zamalek – Giza.
  • The position is for candidates with Egyptian Nationality, or a valid work permit only.
  • All applications will be reviewed, and only shortlisted candidates will be contacted.
  • If you do not receive the automated email confirmation acknowledging receipt of your application, please check your spam or junk folder.
  • GIZ Egypt is committed to achieving workforce diversity. Female candidates and persons with disabilities are strongly encouraged to apply.

 

 

 

 

 

فئة الموظف 1 –

x1 دعم

موظف خدمات معاونة للمكتب

المدير المباشر

 محترف اداري أول

النائب

- -

 

 

 

 

 

أ- المسئوليات

يتولي المهام التالية

   نظافة و ترتيب المكتب و المقرات الخاصة به

إنجاز مأموريات رسمية خارج المكتب التي يتم تكليفه بها و مهام اخري تتطلبها الوظيفة بسلاسة

 الإبلاغ عن أي أضرار أو تهديدات أمنية للمكان

 

ب- المهام

خدمات المكتب

تنظيف مقر المكتب (غرف، أثاث السجاد و النوافذ)

التحقق من توافر الامدادات الخاصة بالمكتب و منها المواد المكتبية و المواد الخاصة بالمطبخ و الحمامات

اعداد و تنسيق غرف الاجتماعات بناءا علي التوجيهات

التحقق من توافر المشروبات الساخنة و الباردة و المأكولات

تقديم الخدمات اثناء الاجتماعات، و منها تقديم المشروبات مثل الشاي و القهوة للزوار و مقابلتهم بسلوك طيب

الإبلاغ عن نقص المخزون مثل مخزون المشروبات والقيام  بإعادة تعبئته

إزالة القمامة وفصل المخلفات من اجل إعادة التدوير  ، توفير الطاقة ومراعاة كافة المعايير البيئية التي تدعمها الـ جي آي زد

 

دعم ادارة المكتب

دعم الخدمات الضرورية للمكتب والمشروع مثل تسليم الخطابات والطرود لمكاتب الخدمات البريدية

يقوم بتصوير المستندات ومسحها ضوئيا بالماسح الضوئي عند الطلب

يفحص المستلزمات المكتبية ويقوم بعمل مخزون لبعض المواد بالتحديد مثل الـتأكد من أن الطابعات  ،ماكينة التصوير و جهاز الفاكس بهم ورق تصوير كافي و بهم أحبار كافية

القيام بالتصليحات البسيطة للحفاظ على سير العمل مثل (إزالة الورق المتكدس بالطابعة)

 

مهام عامة

القيام بالمهمات مثل شراء المقبلات والوجبات الخفيفة والمشروبات عند الطلب و تنظيمهم في قاعات الاجتماعات مع التأكيد على الالتزام بالمعايير الصحية لحفظ وتخزين الطعام

الإبلاغ عن أية أعطال في أي منطقة بالمكتب ومعداته ومراقبة عملية الصيانة

 

مهام أخرى

القيام بمهام أخرى يتم تكليفه بها من الإدارة

 

ج- المؤهلات والقدرات والخبرة المطلوبة

المؤهلات

.شهادة إتمام التعليم  الثانوي / أو ما يعادلها من الدبلوم المتخصص

 

الخبرة العملية

.من عام إلى ثلاث سنوات خبرة على الأقل في وظيفة مماثله مع وجود ما يفيد ذلك

 

جوانب المعرفة الأخرى والقدرات الإضافية

جادة تامة للغة العربية و تكون لديه معرفة بأساسيات باللغة الإنجليزية لاستقبال والترحيب بالضيوف

.المهارة في التعامل مع الملفات والمستندات عند تسليمها أو التخلص منها

.يكون شخص يعتمد عليه ولديه مهارات التنظيم مع حسن المظهر والملبس

 

د- تقديم الطلب لشغل الوظيفة

 .بحد أقصى يوم الأربعاء 11 أغسطس2021 HR-Egypt@giz.deبرجاء إرسال طلب التقديم باللغة الإنجليزية على عنوان البريد الإلكتروني

.يجب أن يتضمن الطلب خطاب تحفيزي و سيرة ذاتية محدثة باللغة الإنجليزية موضحاً أقرب معاد متاح للانضمام للوظيفة و كذلك بيانات الاتصال (رقم الموبايل، البريد الالكتروني و العنوان).

Office Support Staff - TELM – your nameسيتم النظر فقط بالبريد الالكتروني المذكور في عنوانه 

سيتم شغل الوظيفة بحلول 1 سبتمبر 2021

.مدة التعاقد 12 شهر قابلة للتجديد بشرط النجاح في مستوى الآداء

.مقر العمل بالزمالك – الجيزة

.الوظيفة للمرشحين من الجنسية المصرية أو الحاصلين على تصريح عمل ساري المفعول فقط

.ستتم مراجعة جميع الطلبات، و سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط

.إذا لم تستلم تأكيد البريد الإلكتروني التلقائي للإقرار باستلام طلبك، فيرجى التحقق من مجلد البريد العشوائي أو البريد غير الهام

.جي آي زد مصر ملتزمة بتحقيق تنوع القوى العاملة. يتم تشجيع المرشحات والأشخاص ذوي الإعاقة بشدة على التقدييم